郵便による各種証明書等の請求

 遠方にお住まいのため、またはお仕事などで市役所開庁時間帯に戸籍謄抄本や住民票などの証明書をお受け取りになれない場合は、郵便で請求することができます。

交付できる証明書等の種類

各種証明書等の種類一覧

種 類

手数料(1件あたり)

戸籍謄本(戸籍全部事項証明)

450円

戸籍抄本(戸籍個人事項証明)

450円

除籍謄本(除籍全部事項証明)

750円

除籍抄本(除籍個人事項証明)

750円

改製原戸籍謄本・抄本

750円

戸籍の附票

300円

身分証明書

300円

独身証明書

300円

住民票の写し

300円

住民票記載事項証明書

300円

 

注意事項

  • 電話やファックス、電子メール等での請求は受け付けできません。
  • 受付状況等によっては証明書の交付に日数を要する場合があります。余裕をもって請求してください。郵送日数を含めると、お届けまでの目安は10日前後です。
  • 請求された証明書は、原則住民票上の住所地以外には送付できません。
  • 不当な目的に使用される恐れがある場合には、交付をお断りさせていただく場合がありますのでご了承ください。

(参考)証明書コンビニ交付サービスのご案内

 西脇市では証明書コンビニ交付サービスを実施しています。マイナンバーカードを利用して、住民票の写し(除票除く)と印鑑登録証明書を全国のコンビニエンスストア等(マルチコピー機設置店)で取得することができます。

 コンビニ交付サービスの交付手数料は250円です。ぜひご利用ください。

 詳細は以下のページをご覧ください。

様式について

証明書等の請求には、以下のページから様式をダウンロードしてご利用ください。

委任状について

本人以外の方による請求には、委任状が必要となる場合がありますのでご注意ください。

請求方法

個人が請求する場合

必要書類等

  1. 交付請求書

 上記様式をダウンロードするほか、お近くの市区町村役場の請求書や白紙に必要事項を記入したものでも請求できます。

  1. 返信用封筒
  • 切手を貼付し、住所・宛名を記入したものをご用意ください。
  • お急ぎの場合は、通常の送料に速達料金を加えた切手を貼付し、「速達」と朱書きしてください。
  • 請求者の住民票の住所への返送となります。
  1. 請求者の本人確認書類

 運転免許証、マイナンバーカード(表面のみ)、健康保険証等の写し

 いずれも有効期間内のもの
 健康保険証は、記号・番号の部分が見えないようにマスキングを施したうえコピーしてください。

  1. 手数料

 手数料は、郵便局で定額小為替をご用意ください。切手や現金、収入印紙では請求できません。

注意事項

戸籍証明について

  • 戸籍謄本等を請求できる人は、本人、配偶者、直系尊属(父母、祖父母)、直系卑属(子、孫)のみです。
  • それ以外の方からの請求には、委任状が必要です。
  • 相続手続きなど、出生から死亡までの戸籍請求で通数がわからない場合、手数料は多めに同封いただくと、差額は定額小為替にて返金します(出生から死亡まで(1セット)で、3,000円が目安です)。
  • 手数料が不足する場合は、不足分が届いた時点での返送となります。
  • 戸籍の附票の請求で特定の住所の履歴が必要な場合は、請求書にその住所を記入してください(住所変更の時期等により、附票が2、3通にまたがることがあります。その場合は、手数料が2、3通分必要です)。

身分証明書等について

  • 身分証明書及び独身証明書を請求できる人は、本人のみです。
  • それ以外の方からの請求には、委任状が必要です。
  • ただし、独身証明書の請求を委任できるのは、直系尊属(父母、祖父母)、直系卑属(子、孫)のみです。

住民票について

  • 住民票の写し及び住民票記載事項証明書を請求できる人は、本人、本人と同一世帯の方のみです。
  • それ以外の方からの請求には、委任状が必要です。
  • 同じ住所でも世帯が別の方の請求には、委任状が必要です。

住民票コードやマイナンバー入りの住民票について

  • 住民票コードやマイナンバー入りの住民票を請求できる人は、本人、本人と同一世帯の方のみです。
  • それ以外の方からの請求には、委任状が必要です。
  • 上記以外の第三者は、住民票コードやマイナンバー入りの住民票の請求はできません。
  • 代理人からの請求の場合、本人の住所地に返送します(代理人の住所に返送しません)。
  • マイナンバー入りの住民票が必要な場合は、請求書の「その他記載が必要な事項」に記入してください。
  • マイナンバーが特定個人情報にあたるため、簡易書留での返送を推奨します。その場合は、普通郵便料金に簡易書留料金を追加願います。

法人が請求する場合

必要書類等

  1. 住民票の写し等交付請求書

記載内容

  • 所在地、法人名、代表者の役職・氏名、法人印または代表者印
  • 返送先の支店・営業所等の名称、所在地、連絡先電話番号
  • 現に請求の任に当っている人が代表者以外の場合は、担当者の住所・氏名
  • 必要な方の氏名、住所(住民票請求の場合)又は本籍(戸籍・戸籍附票請求の場合)
  • 請求事由(住民票、戸籍、戸籍附票のどの部分をどのような目的で利用するのか、具体的に記入してください)
  1. 請求事由に係る疎明資料 
  • 契約書の写し、契約内容を記した書面で契約内容に相違ない旨の認証を行ったもの、債務残高証明書等
  • (会社間での委託・譲渡がある場合、又は契約者と請求者が異なる場合は、譲渡契約書等も必要です)
  • 戸籍請求の場合は、代表者の資格証明書(発行から3か月以内の登記事項証明書等の原本)

注:原本還付希望の場合は、原本と併せて原本の写し(「原本と相違ありません」と記載の上、署名または記名押印したもの)をご用意ください。

  • 債務者の相続人の戸籍等が必要な場合は、その原因・相続関係がわかる書類等。(例:債務者死亡による相続人調査の場合は、死亡記載のある除票、相続関係がわかる戸籍等)
  1. 請求担当者の本人確認書類
  • 運転免許証、マイナンバーカード(表面のみ)、健康保険証等の写し
  • 社員証(法人名・所在地・氏名記載のもの)の写し(名刺は不可)

 健康保険証は、記号・番号の部分が見えないようにマスキングを施したうえコピーしてください。

  1. 請求担当者の代理権限確認書類

 委任状または社員証(法人名・所在地・氏名記載のもの)の写し

  1. 送付先所在地の確認書類

 登記事項証明書、パンフレット、ホームページの抜粋等(名刺は不可)

  1. 返信用封筒
  • 切手を貼付し、住所・宛名を記入したものをご用意ください。
  • お急ぎの場合は、通常の送料に速達料金を加えた切手を貼付し、「速達」と朱書きしてください。
  • 上記5で確認できる所在地への返送となります。
  1. 手数料

 手数料は、郵便局の定額小為替でご用意ください。切手や現金はお取り扱いできません。

注意事項

発行する住民票(除票)の写しは、原則として個人単位のもので、本籍・続柄等を省略したものとなります。

住民票コードやマイナンバー入りの住民票(除票)は発行できません。

職務上請求の場合

必要書類等

  1. 統一請求書
  2. 写真付き公的証明書または資格者証の写し
  • ただし、所属する会が会員の氏名や事務所の所在地を容易に確認できるよう公表している場合は不要です。
  1. 返信用封筒
  • 切手を貼付し、住所・宛名を記入したものをご用意ください。
  • お急ぎの場合は、通常の送料に速達料金を加えた切手を貼付し、「速達」と朱書きしてください。
  1. 手数料

 手数料は、郵便局で定額小為替をご用意ください。切手や現金ではお取り扱いできません。

  1. 資格者法人が請求する場合は、代表者資格証明書(発行から3か月以内のもの)

注:原本還付希望の場合は、原本と併せて原本の写し(「原本と相違ありません」と記載の上、署名または記名押印したもの)をご用意ください。

その他

成年被後見人の住民票請求について

 上記の必要書類に追加して、成年後見人であることの証明(発行から3か月以内の登記事項証明書または後見開始の審判書の写し等)をご用意ください。

海外からの請求、海外への郵送について

必要書類等

  1. 交付請求書
  2. 手数料分の定額小為替(注1)
  3. 海外居住先に住んでいることが分かる書類の写し(注2)
  4. 本人確認書類の写し
  5. 返信用封筒(切手を貼付し住所・宛名を記入)(注3)

注:海外からの請求は、手続きが複雑で、書類の往復に日数を要しますので、日本国内にご自身の直系親族がいらっしゃる場合は、代理請求を依頼され、直接送付を受けられた方が早く届くと思われますのでご検討ください。

(注1)

日本の郵便局で扱っている定額小為替で額面上の為替をご用意ください。

(注2)

居住地で発行されているドライバーライセンスやご自身宛の郵便物などの写しをご用意ください。(海外に居住されている場合は住民票がないので、個人情報を発送するための所在地確認として必要となります。) 

(注3)

本人の海外居住先(上記3)への送付のみ可能です。職場等には送付できません。

切手は日本国の切手に限定します。居住区の切手は使用できません。

返送方法は<EMS(国際スピード郵便)>又は<船便>をお選びください。送料は日本郵政のホームページなどでご確認ください。

請求先

〒677-8511 
兵庫県西脇市郷瀬町605番地
西脇市役所くらし安心部戸籍住民課
電話 0795-22-3111

お問い合わせ

西脇市役所 くらし安心部 戸籍住民課
電話:0795-22-3111(代)
ファックス:0795-22-1014
問い合わせフォーム

更新日:2020年04月01日